Aceite de Documentos
Recurso que permite adicionar diferentes documentos a serem assinados pelo usuário, para acesso a Intranet. Podem ser termos de uso, termos de conduta, política de privacidade, etc.
Como funciona o Aceite de Documentos?
O Workhub permite o uso de mais de um documento a ser assinado. Com a possibilidade de adicionar quantos documentos forem necessários, o sistema vai apresentar uma lista com os documentos , no primeiro acesso do colaborador, em qualquer tela que ele se encontre.
O documento é formado por um arquivo PDF que será apresentado ao colaborador, para que ele possa assina-lo, ou não. Caso o documento não seja assinado, então, o colaborador é redirecionado para a pagina inicial do Office 365, não acessando o Workhub.
Caso exista mais de um documento a ser assinado, o Workhub exibirá uma lista dos documentos no qual o colaborador terá de visualizar e assinar um a um, para poder acessar a Intranet.
Onde o documento é apresentado, para assinatura?
O documento é apresentado como um popup, exibindo o arquivo PDF, em qualquer tela do Workhub que o colaborador acessar. Ele pode iniciar o acesso pela Home ou mesmo uma página interna do Workhub. O sistema vai apresentar o popup sobre esta tela acessada, com os botões para concordar ou não com o documento sendo exibido.
É possível ter mais de um documento para ser assinado?
Sim, o sistema comporta quantos documentos forem desejados. Caso exista apenas 1 documento, o sistema vai exibir diretamente este documento para assinatura.
Caso existam mais de um documento, o sistema exibe uma lista de documentos que devem ser escolhidos para assinatura, pelo usuário. O Acesso ao Workhub só será permitido após a assinatura de todos os documentos.
Como eu adiciono um documento para ser assinado?
Para adicionar um documento para ser assinado, siga os seguintes passos:
Acesse o menu "Engrenagem", no topo a direita da tela
Clique em "Conteúdo do Site"
Clique na lista "Policy Management" (Em páginas mais antigas a lista pode estar como "Terms of Use")
Na tela que se abrem vemos os documentos cadastrados. Para cadastrar um novo devemos clicar em "Carregar" e então subir a versão do documento que deseja colocar
Então clique com botão direito no documento, passe o mouse em "Mais" e clique em propriedades, para então alterar informações do documento, como o titúlo, a partir de que data ele se torna obrigatório e entre outros.
O documento estará então com uma setinha vermelha, sinalizando que ainda não está ativo, portanto devemos fazer o Check-in do documento, ao passar o mouse em "Mais" e clique em Check-in, e selecione o tipo de versão mais apropriada para esse documento.
Ele será exibido imediatamente, para os colaboradores, assim que estes realizarem um refresh na página ou acessarem algum endereço do Workhub.
Como posso solicitar que todos assinem novamente o documento, pois uma nova versão foi atualizada?
Caso você deseje que todos os colaboradores assinem novamente um documento, pois ele teve seu texto revisado (uma nova versão), basta realizar os seguintes passos:
Clique no menu "Engrenagem" e depois em "Conteúdo do Site"
Clique na lista "Policy Management" (Em páginas mais antigas a lista pode estar como "Terms of Use")
Localize o documento desejado e primeiro faça o Check-out, passe o mouse em "Mais" e clique em check-out.
Em seguida, suba a nova versão, com mesmo nome, para o Aceite de Documentos. Ele pedirá para substituir ou manter ambos, clique em substituir.
Então quando der o Check-in novamente, (clique com botão direito e passe o mouse em "Mais" e clique em Check-in) você terá duas opcões, versão secundária ou versão primária.
Com a versão secundária, o sistema vai perceber que uma nova versão do documento foi cadastrada e aparecerá para todos aqueles que não assinaram o documento ainda, mas não para quem já assinou.
Com a versão primária vai ignorar quem já tiver assinado, e pedir novamente para ser aceito.
Não desejo usar um documento para assinatura na minha Intranet. Como devo proceder?
Para não usar um termo, basta remove-lo da lista de documentos aplicados a Intranet. Para tanto:
Clique no menu "Engrenagem" e depois em "Conteúdo do Site"
Clique na lista "Policy Management" (Em páginas mais antigas a lista pode estar como "Terms of Use")
Localize o documento desejado e clique com botão direito então passe o mouse em "Mais" e clique em check-out.
Selecione o mesmo com botão direito e clique em excluir.
Pronto, desta forma o documento foi removido e não será mais apresentado.
Como posso marcar apenas 1 determinado colaborador, para assinar novamente um dos documentos ?
Para fazer com que apenas 1 colaborador tenha de assinar novamente o documento, siga os seguintes passos:
Clique no menu "Engrenagem" e depois em "Conteúdo do Site"
Clique na lista "Policy Management Log" (Em páginas mais antigas a lista pode estar como "Log Terms of Use")"
Localize o registro referente ao colaborador e documento desejado (aqui são armazenados os "ok" dos colaboradores, para cada documento)
Selecione o mesmo e clique em apagar
Pronto. Agora, quando o colaborador logar ele será apresentado com o documento para assinatura novamente.
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