Segmentação de Documentos
Como segmentar a exibição de documentos, permitindo que apenas algumas pessoas em um grupo possam editar enquanto o restante tem acesso apenas leitura
Como funciona a segmentação de documentos?
A segmentação de documentos se baseia nas permissões de cada pasta e/ou arquivo, dentro de uma biblioteca de documentos. Estes conceitos se aplicam a arquivos ou pastas, mas, durante esta explicação focaremos em pastas, que é o caso mais comum de uso.
Quando você cria uma pasta em uma biblioteca de documentos, esta pasta herda as permissões definidas para a biblioteca. O padrão Workhub é tal que em uma pasta criada, apenas os administradores de conteúdo poderão editar a mesma, alterando seu conteúdo, nome ou criando mais pastas ou carregando arquivos.
Os demais usuários da Intranet tem acesso a todas as pastas, mas, apenas com permissão de leitura/download.
Para que possamos definir permissões personalizadas, primeiro, é preciso "quebrar a herança", que nada mais é do que indicar que uma determinada pasta terá seus parâmetros de permissão exclusivos e não deve mais, herda-los da biblioteca. Atente que ao realizar esta ação, todos os demais itens criados/carregados dentro desta pasta herdarão as permissões exclusivas da pasta "pai".
Como editar as permissões de uma pasta?
Para editar as permissões de uma pasta, tornando estas permissões "exclusivas" desta pasta, você deve seguir o procedimento abaixo. Esta ação é feita quando queremos dar permissões exclusivas a uma pasta, de modo que, por exemplo, apenas 1 pessoa possa acessa-la ou se eu desejo definir que nesta pasta, apenas um determinado grupo pode editar seu conteúdo.
Na home do Workhub, clique no menu Engrenagem, no topo a direita da tela
Clique em "Conteúdo do Site"
Clique na biblioteca de documentos desejada (Ex.: "Documentos Workhub"). Com isto, uma nova aba será aberta, com a biblioteca desejada
Localize (ou crie) a pasta desejada
Ao lado do nome da pasta, temos "3 pontinhos". Clique neles
Clique em "Gerenciar Acesso" e depois em "Avançado", na parte dos 3 pontinhos dentro do painel que é aberto
Na barra de menus, clique em "Parar de Herdar Permissões"
Cliquem "Conceder permissões" para adicionar uma pessoa ou grupo, que poderá ter alguma permissão nesta pasta. Na tela que se abre, você pode definir se a permissão é de edição ou não
Caso seja necessário remover o acesso de todos, deixando o acesso APENAS para as pessoas designadas nesta tela, então, o grupo "visitantes" deve ser removido pois este grupo representa "todos" os usuários da intranet. Ao deixar este grupo nesta tela, estaremos indicando que todos tem acesso leitura (pois o padrão deste grupo, sempre é apenas leitura)
Como criar um grupo do Sharepoint Online, para ser usado em segmentação de Pastas e/ou conteúdo?
Para saber mais sobre grupos no Sharepoint Online, clique aqui.
É possível ter mais de uma biblioteca de documentos no Workhub?
Sim! Você pode criar outras bibliotecas, cada uma com o seu próprio conteúdo. Você pode também adicionar uma webpart de "Biblioteca de Documentos", em várias páginas, onde cada webpart aponta para uma biblioteca diferente.
Com isto, você terá diferentes páginas, cada uma mostrando o conteúdo de uma determinada biblioteca. Para realizar este procedimento, você deve:
Adicione quantas bibliotecas de documentos forem desejadas
Crie uma página de conteúdo para cada biblioteca criada
Em cada página, edite a mesma e adicione uma webpart "Biblioteca de Documentos" nela, parametrizando a mesma para acessar a biblioteca desejada
Publique a página e pronto! Cada página aponta para uma biblioteca diferente
Last updated